Was ist ZUGFeRD? Das neue Rechnungsformat ab 2025

Im Zeitalter der Digitalisierung stehen Unternehmen vor der Herausforderung, ihre Prozesse effizienter und transparenter zu gestalten. Eine wichtige Neuerung in diesem Zusammenhang ist das ZUGFeRD-Format (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland), das ab 2025 zur Norm für Unternehmen werden soll. Dieser Blogartikel gibt einen Überblick über ZUGFeRD, seine Vor- und Nachteile und was es insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) bedeutet.

ZUGFeRD: Was ist das?

ZUGFeRD ist ein hybrides Rechnungsformat, das strukturierte Daten und das PDF/A-3-Format kombiniert. Es ermöglicht den Austausch von Rechnungen in einem maschinenlesbaren Format, das gleichzeitig für den menschlichen Leser leicht verständlich ist. Der Hauptzweck von ZUGFeRD besteht darin, die Verarbeitung von Rechnungen zu automatisieren und den administrativen Aufwand zu reduzieren.

Wann wird ZUGFeRD Pflicht?

Ab dem Jahr 2025 wird ZUGFeRD zur Norm für alle Unternehmen, die elektronische Rechnungen erstellen und versenden. Dies betrifft alle Branchen und Unternehmensgrößen.

Welche ZUGFeRD-Versionen gibt es?

Es gibt mehrere Versionen von ZUGFeRD, die sich kontinuierlich weiterentwickeln. Die wichtigsten Versionen sind:

• • ZUGFeRD 1.0: Die erste Version, eingeführt im Jahr 2014.
  • ZUGFeRD 2.0: Verbesserte Version, veröffentlicht 2017, kompatibel mit der europäischen Norm EN 16931.
  • ZUGFeRD 2.1.1: Aktuellste Version, die weitere Verbesserungen und Anpassungen bietet.

Wer benutzt ZUGFeRD?

ZUGFeRD wird von Unternehmen jeder Größe und Branche genutzt, die ihre Rechnungsprozesse digitalisieren und automatisieren möchten. Besonders in der öffentlichen Verwaltung und in der Industrie ist ZUGFeRD weit verbreitet.

Wie funktioniert ZUGFeRD?

ZUGFeRD-Rechnungen enthalten sowohl ein menschenlesbares PDF als auch maschinenlesbare XML-Daten. Dies ermöglicht es, die Rechnungen sowohl manuell zu lesen als auch automatisiert zu verarbeiten. Softwarelösungen können die XML-Daten auslesen und in die Buchhaltungssysteme integrieren, was den manuellen Aufwand reduziert.

ZUGFeRD für Mac

Auch für Mac-Benutzer gibt es zahlreiche Softwarelösungen, die das Erstellen und Verarbeiten von ZUGFeRD-Rechnungen unterstützen. Bekannte Buchhaltungsprogramme und PDF-Editoren bieten entsprechende Funktionen an.

ZUGFeRD mit Excel

Für Unternehmen, die ihre Rechnungen mit Excel erstellen, gibt es Add-Ons und Tools, die die Erstellung von ZUGFeRD-konformen Rechnungen direkt aus Excel heraus ermöglichen. Diese Tools generieren die notwendigen XML-Daten und integrieren sie in das PDF.

ZUGFeRD ohne PDF

Obwohl ZUGFeRD traditionell das PDF/A-3-Format verwendet, gibt es Ansätze und Lösungen, die ausschließlich die strukturierten XML-Daten nutzen. Diese sind jedoch weniger verbreitet, da das PDF für die menschliche Lesbarkeit wichtig ist.

ZUGFeRD PDF zu EDI PDF

ZUGFeRD-Rechnungen können auch in das EDI-Format (Electronic Data Interchange) konvertiert werden, um den elektronischen Datenaustausch zwischen Unternehmen zu ermöglichen. Hierfür gibt es spezielle Konvertierungstools und Dienstleistungen.

ZUGFeRD und XRechnung

XRechnung ist ein weiteres elektronisches Rechnungsformat, das speziell für den öffentlichen Sektor in Deutschland entwickelt wurde. Während ZUGFeRD ein hybrides Format ist, besteht XRechnung ausschließlich aus XML-Daten. Beide Formate sind standardisiert und dienen der Digitalisierung des Rechnungswesens. Der Hauptunterschied liegt in ihrer Struktur und Zielgruppe:

• • ZUGFeRD: Hybrides Format, geeignet für den allgemeinen geschäftlichen Gebrauch.
  • XRechnung: XML-basiertes Format, hauptsächlich für den öffentlichen Sektor und gesetzlich vorgeschrieben bei öffentlichen Aufträgen.

Vorteile von ZUGFeRD

1. 1. Effizienzsteigerung:
      
      • • Automatisierung: Durch die maschinenlesbaren Daten kann die Rechnungsverarbeitung automatisiert werden, was die Fehlerquote verringert und die Bearbeitungszeit erheblich reduziert.
        • Schnellere Zahlungsprozesse: Automatisierte Prozesse führen zu schnelleren Zahlungszyklen, da Rechnungen schneller überprüft und freigegeben werden können.

1. 1. Kosteneinsparungen:
      
      • • Reduzierte Verwaltungskosten: Weniger manuelle Eingaben und geringerer Papierverbrauch bedeuten direkte Einsparungen.
        • Weniger Fehler: Automatisierte Datenverarbeitung reduziert menschliche Fehler und dadurch verbundene Kosten.

1. 1. Rechtssicherheit und Compliance:
      
      • • Standardisierung: ZUGFeRD folgt internationalen Standards und gesetzlichen Anforderungen, was die Einhaltung von Vorschriften erleichtert.
        • Nachvollziehbarkeit: Elektronische Rechnungen sind leicht archivierbar und abrufbar, was die Transparenz erhöht.

Nachteile von ZUGFeRD

1. 1. Implementierungskosten:
      
      • • Anfangsinvestition: Die Einführung von ZUGFeRD erfordert eine Investition in neue Software und möglicherweise Hardware.
        • Schulungsbedarf: Mitarbeiter müssen geschult werden, um mit dem neuen System effektiv arbeiten zu können.

1. 1. Komplexität:
      
      • • Technische Anforderungen: Die Implementierung und Integration in bestehende Systeme kann technisch anspruchsvoll sein und erfordert entsprechende IT-Kenntnisse.
        • Umstellung: Der Übergang von alten Rechnungsprozessen zu ZUGFeRD kann für Unternehmen, insbesondere KMUs, herausfordernd sein.

Bedeutung für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU)

Für KMUs ist die Einführung von ZUGFeRD eine bedeutende Veränderung, die sowohl Chancen als auch Herausforderungen mit sich bringt.

Chancen:

• • Wettbewerbsvorteil: Durch effizientere Prozesse können KMUs konkurrenzfähiger werden.
  • Kundenanforderungen: Viele größere Unternehmen und öffentliche Institutionen verlangen bereits elektronische Rechnungen. Mit ZUGFeRD sind KMUs besser aufgestellt, um diese Anforderungen zu erfüllen.
  • Förderungen: Es gibt staatliche Förderprogramme, die die Digitalisierung von KMUs unterstützen, was die Implementierungskosten von ZUGFeRD reduzieren kann.

Herausforderungen:

• • Kosten: Die anfänglichen Kosten für Software, Hardware und Schulungen können für kleinere Unternehmen eine Hürde darstellen.
  • Ressourcen: KMUs verfügen oft über begrenzte personelle und technische Ressourcen, was die Umstellung erschweren kann.

Fazit

ZUGFeRD bietet zahlreiche Vorteile, insbesondere in Bezug auf Effizienz und Kosteneinsparungen, bringt aber auch Herausforderungen, vor allem in der Implementierungsphase, mit sich. Für kleine und mittelständische Unternehmen bedeutet die Umstellung auf ZUGFeRD, dass sie sich langfristig Wettbewerbsvorteile sichern und den administrativen Aufwand reduzieren können. Gleichzeitig müssen sie die anfänglichen Investitionen und die Notwendigkeit technischer Anpassungen in Betracht ziehen. Insgesamt stellt ZUGFeRD einen wichtigen Schritt in Richtung Digitalisierung und Automatisierung der Geschäftsprozesse dar und wird ab 2025 eine zentrale Rolle im Rechnungswesen spielen.